行政公文写作基础知识大全:格式及要求

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公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

(一)国家机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首面的三分之一到五分之二,用横隔线与正文分开。

1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成(函只署发文机关名称),置于首面的上端,用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前,也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文,党委排列在前。

2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成,位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置(函的发文字号标注在标题的右上方)。两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。

3、上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。

4、秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种;紧急程度分为“急件”、“特急件“。机密、绝密文件应标注份号。

5、政府令的文头由套红印刷的“×政府令”和编号组成。政府令的编号为“第×号”。

(二)公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。

1、标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用,一是提示内容、点明主题,使人一目了然;二是给公文定名,标题就该公文的名称,便于收文机关登记管理,便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号,不能以引用文件字号代替内容提要。

2、主送机关。指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外,正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下,正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令(令)”、“会议纪要”等文种,主送机关可置于文尾主题词之下抄送栏内,标为“主送:××”“或分送:××”,或在抄送栏内连同抄送机关一并用“送:××”。向上级机关的请示,只写一个主送机关,如需同时送其它机关,用抄送形式。

3、正文。即公文的具体内容,是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用“一”,第二层用“(一)”,第三层用:“1.”,第四层用“(1)”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲,要把事情交待清楚,什么事、什么问题,准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么,解决什么问题,准确明白。从形式上讲,条理层次清楚,文字简练确切,标点符号准确无误,篇幅力求短。

4、发文机关。是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页,不得不在下一页落款时,可将落款放在空白页。发文机关应写机关全称或规范化的简称(也可用单位的印章代替)。

5、成文日期。是以领导人签发的日期为准。经会议批准的文件,以会议通过的日期为准,电报以发出日期为准,几个机关联合发文的,以最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元纪年,用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据,要求准确、完备、具体,不能忽视。

6、印章。印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外,都应加盖印章。联合上报的非规章性文件,可由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期之处,上边沿不压正文,下边沿骑年盖月。

7、附件。公文如有附件,附件名称注在正文之后,文件落款之前,如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送,如不能订在一起,应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。

8、抄送机关。即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中,需注意几个方面:抄送机关不能滥抄滥送,也不能漏抄漏送;请示公文不得同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关;向下转发上级机关的文件,不要再抄送上级机关。

(三)文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。

1、主题词标于文尾部分抄送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选取词标注,其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选3—5个单一词组,以先内容、后形式的顺序排列。标注主题词应准确、规范。

2、抄送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关,一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。

3、印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下,左端标注公文印发机关名称,右端标注印发日期。翻印文件,此栏标注翻印机关名称和翻印日期。

4、文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧,标注有“(共印x份)”。

主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、印制份数之间分别加横线分开。

公文从左至右横写横排。公文纸一般用a4型,左侧装订。“公告”、“通告”用纸大小,视实际需要确定。